Como os dados fluem no Otter Beam Workspace

Por Otter Digital Pte. Ltd. · Atualizado em 17 de outubro de 2026

O Otter Beam Workspace reúne Sales & CRM, Compras e Gestão de projetos em um único banco de dados da empresa, no próprio computador da empresa. Quando algo acontece em um módulo e outro módulo precisa saber, o Otter Beam repassa automaticamente. Chamamos cada um desses de repasse. Esta página lista todos os repasses: o que os inicia, o que criam ou alteram, quando não fazem nada e o que acontece quando não conseguem terminar.

Como cada repasse se comporta

No mesmo instante, no mesmo banco de dados. Um repasse roda na mesma transação do banco de dados que a ação que o iniciou. Ou as duas coisas são salvas ou nenhuma; ninguém vê um estado pela metade.
Sua ação sempre conta. Se o repasse em si não consegue terminar (por exemplo, um fornecedor está em espera), a ação que o iniciou é salva mesmo assim. Uma cotação aceita continua aceita mesmo que a etapa seguinte falhe. O repasse que falhou é desfeito separadamente e informado.
Registrado por "Otter Beam". Os registros que um repasse cria ou altera são gravados pelo sistema, não por uma pessoa nem pelo agente, e toda alteração vai para o log de auditoria com os valores antes / depois e o número do repasse (F1–F8) como observação.
Visível em Data health. Cada execução é registrada como OK, Skipped (nada a fazer) ou Failed, com o motivo exato. Uma execução com falha também abre um erro. Depois de corrigida a causa, as execuções com falha podem ser repetidas em Data health; a nova tentativa só faz a parte que ficou pendente. Os erros podem ser marcados como resolvidos.
As cadeias têm limite. Um repasse pode iniciar o próximo (uma cotação aceita cria um pedido de venda, que cria um projeto). As cadeias param após quatro passos, então um erro de configuração nunca causa um ciclo infinito.
Sem redigitar. Cada linha criada aponta para a linha de onde veio, então quantidades, preços e andamento podem ser rastreados da cotação até o pagamento final.

Fluxo de vendas

#	Começa quando	O que faz	Não faz nada quando	Falha quando
F1	Um lead é convertido	Cria o cliente (empresa ou pessoa física) se o lead não tiver um, um contato principal se o lead citar algum, e uma oportunidade ligada aos dois. O lead é marcado como convertido.	—	Não é possível criar os registros (o motivo aparece em Data health).
F2	Uma cotação é aceita	Cria um pedido de venda confirmado com o próximo número de pedido, copiando todas as linhas da cotação e o endereço da obra; marca a cotação como convertida e a oportunidade como ganha. Uma cotação de variação adiciona, em vez disso, suas linhas ao pedido original e atualiza os totais dele.	—	Não é possível criar o pedido. A cotação continua aceita.
F3	Um pedido de venda é confirmado (inclusive pelo F2)	Se o pedido tiver itens que iniciam um projeto, cria o projeto (orçamento = subtotal dessas linhas) e suas tarefas a partir do modelo de projeto, com datas em sequência e dependências de término para início entre elas.	O pedido não tem itens de projeto, ou já tem um projeto.	Nenhum modelo de projeto está disponível. O pedido continua confirmado.
F8	Um pagamento é confirmado, alocado ou anulado; uma fatura é emitida ou anulada	Recalcula os valores pagos e em aberto de cada fatura e fatura de fornecedor afetada e as passa para parcialmente paga / paga; atualiza o "Invoiced x% · Paid y%" do pedido de venda e o status de pagamento do pedido de compra. Só contam os pagamentos confirmados.	O pagamento ainda não está alocado a nada.	—
—	Uma fatura é criada a partir de um pedido de venda que ainda não tem linhas	Preenche a fatura: uma fatura padrão copia as quantidades ainda não faturadas; uma fatura de entrada ou de medição adiciona uma linha com o percentual combinado, menos as cobranças anteriores.	—	—

Fluxo de compras

#	Começa quando	O que faz	Não faz nada quando	Falha quando
F4	Uma requisição de compra é criada para um projeto	Vincula a requisição ao projeto. As linhas adicionadas sem preço são preenchidas com o último preço do fornecedor preferencial (ou com o menor preço conhecido, se não houver fornecedor preferencial).	—	—
F5	Uma requisição de compra é finalizada	Divide a requisição em um rascunho de pedido de compra por fornecedor, pelo último preço de compra de cada um. Quando todas as linhas estão em um pedido, a requisição é marcada como pedida.	—	Um fornecedor está em espera ou bloqueado, ou uma linha não tem fornecedor ("Vendor Tampines Paint & Coatings is on hold."). Os pedidos dos outros fornecedores são criados normalmente; "Retry later" cria só os que faltam.
F6	Um recebimento de mercadorias é lançado	Soma as quantidades recebidas às linhas do pedido de compra e passa o pedido para parcialmente recebido / recebido ("Received 90%").	—	—
F7	Uma fatura de fornecedor é criada a partir de um pedido de compra, suas linhas mudam ou ela é finalizada	Preenche a fatura do fornecedor a partir do pedido de compra e compara a quantidade e o preço faturados com o que foi recebido (conciliação tripla): confere, quantidade divergente ("Qty mismatch: billed 40, received 38"), preço divergente ou ainda sem recebimento. Ao finalizar, registra no pedido o que já foi faturado.	—	—

Projetos

Começa quando	O que faz
Uma tarefa é iniciada	Recusado enquanto uma tarefa da qual ela depende ainda estiver aberta ("Waits for: Site survey").
Uma dependência é adicionada	Recusado se criasse um ciclo.
Tarefas, atribuições, estimativas ou horas registradas mudam, ou o F3 cria tarefas	Recalcula a carga semanal de cada pessoa afetada para as próximas semanas; a visão Workload mostra a sobrecarga em vermelho.

O que o agente de IA pode e não pode fazer

O agente nunca grava direto no banco de dados. Ele envia solicitações estruturadas que passam pelas mesmas regras que uma pessoa: a mesma validação, os mesmos repasses, o mesmo log de auditoria. Os rascunhos que ele cria não têm efeito no negócio até serem aprovados; tudo que compromete a empresa (finalizar, enviar, pagar) espera em um cartão de aprovação que o dono aprova ou rejeita, em geral pelo celular. O acesso de leitura do agente se limita a consultas estruturadas somente leitura. Qualquer resposta que contenha dados pessoais (nomes, e-mails e telefones de contatos e funcionários) é marcada como tal, e o agente tem a instrução de usá-la apenas na tarefa em andamento.