Otter Beam / 指南
Otter Beam Workspace 中的数据流转
Otter Digital Pte. Ltd. · 更新于 2026 年 10 月 17 日
Otter Beam Workspace 把 Sales & CRM、采购与项目管理放在公司自己电脑上的同一个公司数据库里。当一个模块里发生的事情需要让另一个模块知道时，Otter Beam 会自动传递过去。我们把每一次这样的传递称为交接。本页列出每一次交接：由什么触发，创建或修改什么，什么时候什么都不做，以及无法完成时会怎样。
每次交接的行为
- 同一时刻，同一个数据库。交接与触发它的操作在同一个数据库事务中执行。要么两者都保存，要么都不保存，任何人都不会看到只完成一半的状态。
- 你的操作始终有效。即使交接本身无法完成（例如供应商被暂停），触发它的操作仍会保存。接受报价单后，即使后续步骤失败，报价单依然是已接受状态。失败的交接会单独回滚并报告。
- 记录人为 "Otter Beam"。交接创建或修改的记录由系统写入，而不是由真人或智能体写入；每一处变更都会进入审计日志，附有变更前后的值，并以交接编号（F1–F8）作为备注。
- 可在 Data health 中查看。每次运行都会记录为 OK、Skipped（无事可做）或 Failed，并附上确切原因。失败的运行还会产生一条错误。原因解决后，可以在 Data health 中重试；重试只会处理尚未完成的部分。错误可以标记为已解决。
- 链式触发有上限。一次交接可以触发下一次（已接受的报价单创建销售订单，销售订单再创建项目）。链条最多四步，因此配置失误也不会造成死循环。
- 无需重复录入。每一行新建的明细都指回它的来源行，所以数量、价格和进度可以从报价单一路追溯到最后一笔付款。
销售流程
| # | 触发条件 | 执行内容 | 什么都不做的情况 | 失败的情况 |
|---|---|---|---|---|
| F1 | 线索被转化 | 如果线索没有对应客户，则创建客户（公司或个人）；如果线索写明了联系人，则创建主要联系人；再创建一条同时关联两者的商机。线索标记为已转化。 | — | 无法创建这些记录（原因显示在 Data health 中）。 |
| F2 | 报价单被接受 | 用下一个订单编号创建一张已确认的销售订单，复制报价单的所有行和现场地址；报价单标记为已转化，商机标记为赢单。变更报价单则不新建订单，而是把它的行加到原订单上并更新合计。 | — | 无法创建订单。报价单保持已接受状态。 |
| F3 | 销售订单被确认（包括由 F2 确认） | 如果订单里有需要启动项目的商品行，则创建项目（预算为这些行的小计），并按项目模板创建任务，日期依次排开，任务之间是完成后才能开始的依赖关系。 | 订单中没有会启动项目的商品行，或已经有项目。 | 没有可用的项目模板。订单保持已确认状态。 |
| F8 | 付款被确认、分配或作废，或发票被开具或作废 | 重新计算每张受影响发票和供应商账单的已付和应付金额，并更新为部分已付／已付清；同时更新销售订单的 "Invoiced x% · Paid y%" 和采购订单的付款状态。只计入已确认的付款。 | 这笔付款尚未分配给任何单据。 | — |
| — | 从还没有任何行的销售订单创建了发票 | 预填内容：标准发票复制尚未开票的数量；预付款发票或进度款发票则添加一行约定比例的金额，并扣除之前已开的款项。 | — | — |
采购流程
| # | 触发条件 | 执行内容 | 什么都不做的情况 | 失败的情况 |
|---|---|---|---|---|
| F4 | 为某个项目创建了采购申请 | 把申请关联到项目。未填价格的行会按首选供应商的上次价格预填（没有首选供应商时，用已知的最低价）。 | — | — |
| F5 | 采购申请被确认 | 按供应商把申请拆成多张采购订单草稿，价格取各供应商的上次采购价。所有行都进入订单后，申请标记为已下单。 | — | 供应商被暂停或被屏蔽，或某一行没有供应商（"Vendor Tampines Paint & Coatings is on hold."）。其他供应商的订单仍会创建；"Retry later" 只会补建缺失的订单。 |
| F6 | 收货单被过账 | 把收到的数量加到采购订单的行上，并把订单更新为部分收货／已收货（"Received 90%"）。 | — | — |
| F7 | 从采购订单创建了供应商账单，其行发生变化，或账单被确认 | 根据采购订单预填供应商账单，并把账单上的数量和单价与实际收货情况核对（三方匹配）：一致、数量不符（"Qty mismatch: billed 40, received 38"）、单价不符，或尚未收货。确认后，会在采购订单上记录已开账单的内容。 | — | — |
项目
| 触发条件 | 执行内容 |
|---|---|
| 任务被启动 | 所依赖的任务尚未完成时会被拒绝（"Waits for: Site survey"）。 |
| 添加了一条依赖关系 | 如果会形成循环，则会被拒绝。 |
| 任务、分配、预估或已记录工时发生变化，或 F3 创建了任务 | 重新计算每位受影响成员未来几周的每周工作量；Workload 视图会用红色标出分配过多。 |
AI 智能体能做什么、不能做什么
智能体从不直接写入数据库。它发送结构化请求，这些请求与真人走同样的规则：同样的校验、同样的交接、同样的审计日志。它创建的草稿在获得批准前不会产生任何业务影响；凡是会对公司产生约束的操作（确认、发送、付款），都会停在审批卡片上，由企业主批准或驳回，通常在手机上完成。智能体的读取权限仅限于结构化的只读查询。凡是包含个人数据（联系人和员工的姓名、邮箱、电话）的回答都会被标记出来，并且智能体被要求只在当前任务中使用这些数据。
