Cómo fluyen los datos en Otter Beam Workspace

De Otter Digital Pte. Ltd. · Actualizado el 17 de octubre de 2026

Otter Beam Workspace reúne Sales & CRM, Compras y Gestión de proyectos en una sola base de datos de la empresa, en el propio ordenador de la empresa. Cuando algo ocurre en un módulo y otro módulo necesita saberlo, Otter Beam se lo pasa automáticamente. A cada una de estas transferencias la llamamos traspaso. Esta página enumera todos los traspasos: qué los inicia, qué crean o cambian, cuándo no hacen nada y qué pasa cuando no pueden terminar.

Cómo se comporta cada traspaso

Al mismo tiempo, en la misma base de datos. Un traspaso se ejecuta en la misma transacción de base de datos que la acción que lo inició. O se guardan las dos cosas o no se guarda ninguna; nadie ve nunca un estado a medias.
Tu acción siempre cuenta. Si el traspaso en sí no puede terminar (por ejemplo, un proveedor está en espera), la acción que lo inició se guarda igualmente. Un presupuesto aceptado sigue aceptado aunque falle el paso siguiente. El traspaso fallido se revierte por separado y se notifica.
Registrado por "Otter Beam". Los registros que crea o cambia un traspaso los escribe el sistema, no una persona ni el agente, y cada cambio va al registro de auditoría con los valores anteriores y posteriores y el número de traspaso (F1–F8) como nota.
Visible en Data health. Cada ejecución se registra como OK, Skipped (nada que hacer) o Failed, con el motivo exacto. Una ejecución fallida también abre un error. Cuando se corrige la causa, las ejecuciones fallidas se pueden reintentar desde Data health; el reintento solo hace la parte que faltaba. Los errores se pueden marcar como resueltos.
Las cadenas tienen un límite. Un traspaso puede iniciar el siguiente (un presupuesto aceptado crea un pedido de venta, que crea un proyecto). Las cadenas se detienen a los cuatro pasos, así que un error de configuración nunca puede provocar un bucle.
Sin volver a teclear. Cada línea creada apunta a la línea de la que viene, así que las cantidades, los precios y el avance se pueden seguir desde el presupuesto hasta el pago final.

Flujo de ventas

#	Se inicia cuando	Qué hace	No hace nada cuando	Falla cuando
F1	Se convierte un lead	Crea el cliente (empresa o persona) si el lead no tiene ninguno, un contacto principal si el lead nombra a alguien, y una oportunidad vinculada a ambos. El lead se marca como convertido.	—	No se pueden crear los registros (el motivo aparece en Data health).
F2	Se acepta un presupuesto	Crea un pedido de venta confirmado con el siguiente número de pedido, copiando todas las líneas del presupuesto y la dirección de la obra; marca el presupuesto como convertido y la oportunidad como ganada. Un presupuesto de modificación añade en cambio sus líneas al pedido original y actualiza sus totales.	—	No se puede crear el pedido. El presupuesto sigue aceptado.
F3	Se confirma un pedido de venta (también por F2)	Si el pedido contiene artículos que inician un proyecto, crea el proyecto (presupuesto = subtotal de esas líneas) y sus tareas a partir de la plantilla de proyecto, con fechas en secuencia y dependencias de fin a inicio entre ellas.	El pedido no tiene artículos de proyecto, o ya tiene un proyecto.	No hay ninguna plantilla de proyecto disponible. El pedido sigue confirmado.
F8	Se confirma, asigna o anula un pago; se emite o anula una factura	Recalcula los importes pagados y pendientes de cada factura y factura de proveedor afectadas y las pasa a parcialmente pagada / pagada; actualiza el "Invoiced x% · Paid y%" del pedido de venta y el estado de pago de la orden de compra. Solo cuentan los pagos confirmados.	El pago aún no está asignado a nada.	—
—	Se crea una factura a partir de un pedido de venta que aún no tiene líneas	La rellena: una factura estándar copia las cantidades aún no facturadas; una factura de anticipo o de certificación añade una línea con el porcentaje acordado, menos lo ya certificado.	—	—

Flujo de compras

#	Se inicia cuando	Qué hace	No hace nada cuando	Falla cuando
F4	Se crea una solicitud de compra para un proyecto	Vincula la solicitud al proyecto. Las líneas añadidas sin precio se rellenan con el último precio del proveedor preferido (o con el precio más bajo conocido si no hay proveedor preferido).	—	—
F5	Se finaliza una solicitud de compra	Divide la solicitud en una orden de compra en borrador por proveedor, al último precio de compra de cada uno. Cuando todas las líneas están en una orden, la solicitud se marca como pedida.	—	Un proveedor está en espera o bloqueado, o una línea no tiene proveedor ("Vendor Tampines Paint & Coatings is on hold."). Los pedidos de los demás proveedores se crean igualmente; "Retry later" solo crea los que faltan.
F6	Se registra una recepción de mercancía	Suma las cantidades recibidas a las líneas de la orden de compra y pasa la orden a parcialmente recibida / recibida ("Received 90%").	—	—
F7	Se crea una factura de proveedor a partir de una orden de compra, cambian sus líneas o se finaliza	Rellena la factura del proveedor a partir de la orden de compra y compara la cantidad y el precio facturados con lo recibido (conciliación a tres bandas): coincide, cantidad distinta ("Qty mismatch: billed 40, received 38"), precio distinto o aún sin recepción. Al finalizarla, registra en la orden lo que ya se ha facturado.	—	—

Proyectos

Se inicia cuando	Qué hace
Se inicia una tarea	Se rechaza mientras siga abierta una tarea de la que depende ("Waits for: Site survey").
Se añade una dependencia	Se rechaza si crearía un bucle.
Cambian tareas, asignaciones, estimaciones u horas registradas, o F3 crea tareas	Recalcula la carga semanal de cada persona afectada para las próximas semanas; la vista Workload marca en rojo la sobrecarga.

Lo que el agente de IA puede y no puede hacer

El agente nunca escribe directamente en la base de datos. Envía solicitudes estructuradas que pasan por las mismas reglas que una persona: la misma validación, los mismos traspasos, el mismo registro de auditoría. Los borradores que crea no tienen efecto en el negocio hasta que se aprueban; todo lo que compromete a la empresa (finalizar, enviar, pagar) espera en una tarjeta de aprobación que el dueño aprueba o rechaza, normalmente desde el teléfono. El acceso de lectura del agente se limita a consultas estructuradas de solo lectura. Cualquier respuesta que contenga datos personales (nombres, correos y teléfonos de contactos y empleados) se marca como tal, y el agente tiene instrucciones de usarla solo para la tarea en curso.