Wie Daten in Otter Beam Workspace fließen

Von Otter Digital Pte. Ltd. · Aktualisiert am 17. Oktober 2026

Otter Beam Workspace bündelt Sales & CRM, Einkauf und Projektmanagement in einer Unternehmensdatenbank auf dem eigenen Computer des Unternehmens. Wenn in einem Modul etwas passiert, das ein anderes Modul wissen muss, gibt Otter Beam es automatisch weiter. Jede dieser Weitergaben nennen wir Übergabe. Diese Seite listet jede Übergabe auf: was sie auslöst, was sie anlegt oder ändert, wann sie nichts tut und was passiert, wenn sie nicht abgeschlossen werden kann.

Wie sich jede Übergabe verhält

Im selben Moment, in derselben Datenbank. Eine Übergabe läuft in derselben Datenbanktransaktion wie die Aktion, die sie ausgelöst hat. Entweder wird beides gespeichert oder nichts; niemand sieht je einen halb fertigen Zustand.
Ihre Aktion zählt immer. Kann die Übergabe selbst nicht abgeschlossen werden (etwa weil ein Lieferant gesperrt ist), wird die Aktion, die sie ausgelöst hat, trotzdem gespeichert. Ein angenommenes Angebot bleibt angenommen, auch wenn der Folgeschritt fehlschlägt. Die fehlgeschlagene Übergabe wird für sich zurückgerollt und gemeldet.
Erfasst von "Otter Beam". Datensätze, die eine Übergabe anlegt oder ändert, schreibt das System, nicht ein Mensch oder der Agent, und jede Änderung landet im Audit-Log mit Werten vorher / nachher und der Nummer der Übergabe (F1–F8) als Notiz.
Sichtbar in Data health. Jeder Lauf wird als OK, Skipped (nichts zu tun) oder Failed mit dem genauen Grund protokolliert. Ein fehlgeschlagener Lauf öffnet zusätzlich einen Fehler. Fehlgeschlagene Läufe lassen sich in Data health erneut starten, sobald die Ursache behoben ist; ein erneuter Versuch erledigt nur den Teil, der noch fehlt. Fehler können als gelöst markiert werden.
Ketten sind begrenzt. Eine Übergabe kann die nächste auslösen (ein angenommenes Angebot erzeugt einen Kundenauftrag, der ein Projekt erzeugt). Ketten enden nach vier Schritten, sodass ein Konfigurationsfehler nie eine Endlosschleife auslösen kann.
Kein erneutes Eintippen. Jede angelegte Position verweist auf die Position, aus der sie stammt, sodass Mengen, Preise und Fortschritt vom Angebot bis zur letzten Zahlung nachvollziehbar sind.

Verkaufsablauf

#	Wird ausgelöst, wenn	Was sie tut	Tut nichts, wenn	Schlägt fehl, wenn
F1	Ein Lead wird konvertiert	Legt den Kunden (Unternehmen oder Privatperson) an, wenn der Lead noch keinen hat, einen Hauptkontakt, wenn der Lead einen nennt, und eine Verkaufschance, die mit beiden verknüpft ist. Der Lead wird als konvertiert markiert.	—	Die Datensätze können nicht angelegt werden (der Grund steht in Data health).
F2	Ein Angebot wird angenommen	Legt einen bestätigten Kundenauftrag mit der nächsten Auftragsnummer an und kopiert alle Angebotspositionen und die Baustellenadresse; das Angebot wird als konvertiert, die Verkaufschance als gewonnen markiert. Ein Nachtragsangebot fügt stattdessen seine Positionen dem ursprünglichen Auftrag hinzu und aktualisiert dessen Summen.	—	Der Auftrag kann nicht angelegt werden. Das Angebot bleibt angenommen.
F3	Ein Kundenauftrag wird bestätigt (auch durch F2)	Enthält der Auftrag Positionen, die ein Projekt starten, legt sie das Projekt an (Budget = Zwischensumme dieser Positionen) und dazu die Aufgaben aus der Projektvorlage, mit zeitlich gestaffelten Terminen und Ende-Anfang-Abhängigkeiten dazwischen.	Der Auftrag hat keine Projektpositionen oder hat bereits ein Projekt.	Es ist keine Projektvorlage verfügbar. Der Auftrag bleibt bestätigt.
F8	Eine Zahlung wird bestätigt, zugeordnet oder storniert; eine Rechnung wird ausgestellt oder storniert	Berechnet bezahlte und offene Beträge jeder betroffenen Rechnung und Lieferantenrechnung neu und setzt sie auf teilweise bezahlt / bezahlt; aktualisiert das "Invoiced x% · Paid y%" des Kundenauftrags und den Zahlungsstatus der Bestellung. Es zählen nur bestätigte Zahlungen.	Die Zahlung ist noch nichts zugeordnet.	—
—	Eine Rechnung wird aus einem Kundenauftrag ohne Positionen angelegt	Füllt sie vor: Eine Standardrechnung übernimmt die noch nicht berechneten Mengen; eine Anzahlungs- oder Abschlagsrechnung fügt eine Position mit dem vereinbarten Prozentsatz hinzu, abzüglich früherer Forderungen.	—	—

Einkaufsablauf

#	Wird ausgelöst, wenn	Was sie tut	Tut nichts, wenn	Schlägt fehl, wenn
F4	Eine Bestellanforderung wird für ein Projekt angelegt	Verknüpft die Anforderung mit dem Projekt. Positionen ohne Preis werden mit dem letzten Preis des bevorzugten Lieferanten vorbelegt (oder mit dem niedrigsten bekannten Preis, wenn kein Lieferant bevorzugt ist).	—	—
F5	Eine Bestellanforderung wird abgeschlossen	Teilt die Anforderung in eine Bestellung im Entwurf pro Lieferant auf, jeweils zum letzten Einkaufspreis des Lieferanten. Sobald jede Position in einer Bestellung steckt, wird die Anforderung als bestellt markiert.	—	Ein Lieferant ist gesperrt oder auf Halt gesetzt, oder eine Position hat keinen Lieferanten ("Vendor Tampines Paint & Coatings is on hold."). Bestellungen für die übrigen Lieferanten werden trotzdem angelegt; "Retry later" legt nur die fehlenden an.
F6	Ein Wareneingang wird gebucht	Addiert die erhaltenen Mengen auf die Bestellpositionen und setzt die Bestellung auf teilweise geliefert / geliefert ("Received 90%").	—	—
F7	Eine Lieferantenrechnung wird aus einer Bestellung angelegt, ihre Positionen ändern sich oder sie wird abgeschlossen	Füllt die Eingangsrechnung anhand der Bestellung vor und gleicht berechnete Menge und Preis mit dem Wareneingang ab (Drei-Wege-Abgleich): passt, Mengenabweichung ("Qty mismatch: billed 40, received 38"), Preisabweichung oder noch kein Wareneingang. Beim Abschließen wird an der Bestellung vermerkt, was bereits in Rechnung gestellt wurde.	—	—

Projekte

Wird ausgelöst, wenn	Was sie tut
Eine Aufgabe wird gestartet	Wird abgelehnt, solange eine Aufgabe, von der sie abhängt, noch offen ist ("Waits for: Site survey").
Eine Abhängigkeit wird hinzugefügt	Wird abgelehnt, wenn dadurch eine Schleife entstünde.
Aufgaben, Zuweisungen, Schätzungen oder erfasste Stunden ändern sich, oder F3 legt Aufgaben an	Berechnet die Wochenauslastung jeder betroffenen Person für die nächsten Wochen neu; die Workload-Ansicht zeigt Überlastung in Rot.

Was der KI-Agent kann und was nicht

Der Agent schreibt nie direkt in die Datenbank. Er sendet strukturierte Anfragen, die dieselben Regeln durchlaufen wie bei einem Menschen: dieselbe Validierung, dieselben Übergaben, dasselbe Audit-Log. Entwürfe, die er anlegt, haben keine geschäftliche Wirkung, bis sie genehmigt sind; alles, was das Unternehmen bindet (Abschließen, Versenden, Bezahlen), wartet auf einer Genehmigungskarte, die der Inhaber genehmigt oder ablehnt, meist per Smartphone. Der Lesezugriff des Agenten beschränkt sich auf strukturierte, schreibgeschützte Abfragen. Jede Antwort mit personenbezogenen Daten (Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern von Kontakten und Mitarbeitenden) wird als solche gekennzeichnet, und der Agent ist angewiesen, sie nur für die aktuelle Aufgabe zu verwenden.